Was machen mit Leasingvertrag der Waschmaschine oder dem letzten Versicherungsfall, Lohnzettel oder auch der Rechnung der letzten Haarfarbenlieferung… Das gilt für die einzelnen Unterlagen …
Als UnternehmerIn sind Sie verpflichtet, geschäftliche Unterlagen für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Hierbei gibt es gesetzlich vorgeschriebene Fristen, die von Vorgang zu Vorgang variieren und zwischen 6 und 10 Jahren Aufbewahrung erforderlich machen.
Die Aufbewahrungspflicht beginnt dabei jeweils mit Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzten Änderungen oder Handlungen in den jeweiligen Unterlagen vorgenommen wurden.
Buchhaltung | Rechnungswesen
Rechnungen 10 Jahre
Das gilt für Eingangsrechnungen von zB Haarkosmetik-Lieferanten, Tankquittungen, Blumenkauf, etc. sowie Ausgangsrechnungen an Kunden
Elektronische Speicherung unter bestimmten Voraussetzungen möglich
Dauerauftragsunterlagen (nach Ablauf des Auftrags) 10 Jahre
Mahnbescheide und Mahnungen: 6 Jahre
Buchungsbelege: 10 Jahre
Bankbelege und Kontoauszüge: 10 Jahre
Steuerrelevante Aufzeichnungen (Inventare, Jahresabschlüsse im Original, Kassenbücher, Gewinn- und Verlustrechnung (nur Jahreserfolgsrechnungen), Eröffnungsbilanz im Original): 10 Jahre
Benutzerhandbücher bei EDV-Buchführung 10 Jahre
Geschäftskorrespondenz
Empfangene und versendete Geschäftskorrespondenz (Angebote, Preisverhandlungen, Mahnungen): 6 Jahre
Personal
Reisekostenabrechnungen (Fahrten zu Seminaren, Messen, etc.): 10 Jahre
Bewerbungsunterlagen: Spätestens 6 Monate nach Absage datenschutzkonform zu vernichten. Spätestens 3 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
Arbeitszeiterfassung eigener Mitarbeiter 2 Jahre. Spätestens 3 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses datenschutzkonform zu löschen.
Arbeitsverträge: 6 Jahre
Dokumente, die Ansprüche auf Leistungen aus der betrieblichen Altersvorsorge beinhalten, sollten 30 Jahre aufbewahrt werden
Beitragsabrechnungen zu Sozialversicherungsträgern 10 Jahre
Lohnlisten, inkl. Sonderzahlungen: 10 Jahre
Unterlagen zu Arbeitsunfällen: 5 Jahre
Versicherung
Unterlagen zu Haftungsfällen wegen Sachschäden: übliche, unverbindliche Löschfrist: 10 Jahre
Unterlagen zu Haftungsfällen wegen Verletzung von Körper oder Gesundheit: übliche, unverbindliche Löschfrist: 30 Jahre
Sonstige Verträge
Verträge: (Leasingsvertrag): 6 Jahre , Frist beginnt nach Beendigung des Vertrags
Mietunterlagen (nach Vertragsende) 10 Jahre
Wo müssen Unterlagen aufbewahrt werden?
Nach den steuerrechtlichen Vorschriften sind aufbewahrungspflichtige Unterlagen grundsätzlich in Deutschland aufzubewahren. Das Handelsgesetzbuch schreibt keinen bestimmten Ort vor, doch müssen die Unterlagen in einer angemessenen Zeit vorgelegt werden können.